지난 2편에서는 데이터 입력 시 오타를 원천 차단하고 형식을 통일해 주는 '드롭다운 목록' 만들기 기능을 살펴보았습니다. 데이터가 깔끔하게 정형화되었다면 이제 구글 스프레드시트의 진짜 무기인 '함수'를 활용해 의미 있는 결과물을 도출할 차례입니다.
스프레드시트를 처음 배울 때 수많은 함수의 종류를 보고 기가 죽는 분들이 많습니다. 하지만 실무에서 쓰이는 함수 중 80%는 아주 기초적인 몇 가지 함수들의 조합일 뿐입니다. 오늘 다룰 SUM(합계), AVERAGE(평균), COUNTA(개수)는 시트를 다루는 사람이라면 숨 쉬듯 사용해야 하는 기본 중의 기본입니다.
"이거 그냥 계산기 두드리거나 숫자를 일일이 더하면 되는 것 아닌가?"라고 생각하신다면 오늘 글을 꼭 주목해 주시기 바랍니다. 수백, 수천 행의 데이터를 단 1초 만에 정산하고, 데이터가 추가될 때마다 알아서 계산을 갱신해 주는 자동화의 기초 원리를 제 경험을 바탕으로 쉽게 설명해 드리겠습니다.
[함수 1] 모든 정산의 시작, SUM 함수로 합계 한 번에 구하기
스프레드시트에서 가장 많이 하는 작업은 단연 숫자의 합계를 구하는 것입니다. 함수를 모르는 초보 시절에는 빈 셀에 '=' 기호를 넣고 'A1+A2+A3+A4...' 처럼 셀을 일일이 더하는 수식을 만들곤 합니다. 데이터가 5개 정도라면 문제가 없겠지만, 100개가 넘어가는 순간 이 방식은 불가능해집니다. 중간에 셀 하나를 빼먹어도 검증하기가 매우 어렵습니다.
이때 사용하는 것이 SUM 함수입니다. 지정한 범위에 있는 모든 숫자 데이터를 알아서 더해줍니다.
사용 방법은 아주 간단합니다. 결과를 출력하고 싶은 셀에 아래와 같이 입력합니다.
=SUM(시작셀:끝셀)
예를 들어 B2 셀부터 B11 셀까지의 매출 합계를 구하고 싶다면 =SUM(B2:B11)이라고 적으면 됩니다.
여기서 드리는 실무 팁이 있습니다. 데이터를 계속 아래로 추가해야 하는 매출 장부나 지출 내역서 같은 경우, 끝셀의 숫자를 지우고 =SUM(B2:B) 형태로 범위를 지정해 보세요. 이렇게 하면 현재 있는 데이터뿐만 아니라, 앞으로 B열 12행, 13행에 새로 추가되는 데이터까지 알아서 인식해 자동으로 합계에 더해줍니다. 매번 함수 범위를 수정할 필요가 없어 업무 효율이 극대화됩니다.
[함수 2] 데이터의 흐름을 읽는 AVERAGE 함수로 평균 계산하기
합계를 구했다면 그다음으로 자주 구하는 것이 바로 평균입니다. 이번 달 일일 평균 매출, 팀원들의 평균 점수, 제품의 평균 단가 등을 구할 때 사용합니다.
수학적으로 평균을 구하려면 '전체 합계를 데이터의 개수로 나누기'를 해야 합니다. 이를 수식으로 표현하자면 앞서 배운 SUM 결과를 데이터 개수로 나누는 복잡한 과정을 거쳐야 하지만, AVERAGE 함수 하나면 이 과정이 생략됩니다.
사용법은 SUM 함수와 완벽히 동일합니다.
=AVERAGE(시작셀:끝셀)
만약 =AVERAGE(B2:B11)을 입력하면, 구글 스프레드시트는 범위 내의 숫자를 모두 더한 뒤 10(데이터 개수)으로 나눈 값을 자동으로 출력합니다.
여기서 주의할 점이 있습니다. AVERAGE 함수는 범위 내에 '빈 셀(공백)'이 있으면 계산에서 제외하지만, 숫자 '0'이 입력되어 있으면 데이터 개수에 포함하여 평균을 낮춥니다. 예를 들어 5일간의 점수 중 하루가 공백이면 4일 치로 평균을 내지만, 0점이라고 적혀 있으면 5일 치로 계산합니다. 실무에서 평균값이 이상하게 낮게 나온다면 0이 잘못 입력되어 있지 않은지 반드시 확인해야 합니다.
[함수 3] 텍스트까지 놓치지 않는 COUNTA 함수로 항목 개수 세기
마지막으로 숫자가 아닌 '데이터가 입력된 셀의 개수'를 세어주는 COUNTA 함수입니다. 많은 초보자가 개수를 셀 때 그냥 'COUNT' 함수를 사용했다가 결과가 0이 나오는 오류를 경험합니다.
구글 스프레드시트에서 COUNT 함수는 오직 '숫자'가 들어있는 셀의 개수만 셉니다. 반면 함수 뒤에 'A(All)'가 붙은 COUNTA 함수는 숫자, 텍스트, 기호 등 무엇이든 '빈칸이 아닌 셀'의 개수를 전부 세어줍니다. 출석부에서 출석한 인원을 세거나, 대장에 기록된 회원 수, 주문서의 접수 건수를 셀 때는 텍스트가 기준이 되므로 무조건 COUNTA를 써야 합니다.
=COUNTA(시작셀:끝셀)
예를 들어 A2 셀부터 A11 셀까지 고객 이름이 적혀 있고, 몇 명이 신청했는지 건수를 알고 싶다면 =COUNTA(A2:A11)을 사용하면 됩니다.
한 가지 주의사항은 눈에 보이지 않는 공백(스페이스바)이 셀에 들어가 있어도 COUNTA 함수는 이를 데이터로 인식해 개수에 포함해 버립니다. 분명 눈으로 볼 때는 빈칸인데 개수가 더 많이 나온다면, 해당 셀에 보이지 않는 공백 문자가 들어가 있는지 확인해 볼 필요가 있습니다.
핵심 요약
SUM 함수는 수많은 셀의 합계를 단숨에 구하며, 끝 범위를 열어두면(예: B2:B) 데이터 추가 시 자동 반영됩니다.
AVERAGE 함수는 평균을 구해 주지만, 빈 셀과 숫자 '0'이 들어간 셀을 다르게 처리하므로 데이터 입력 상태를 주의 깊게 봐야 합니다.
COUNT는 숫자만 세고, COUNTA는 글자를 포함해 비어있지 않은 모든 셀의 개수를 세므로 실무에서는 COUNTA가 훨씬 유용하게 쓰입니다.
다음 편 예고
기본적인 계산 방법을 익혔으니 이제 다른 표에 있는 데이터를 자동으로 불러오는 방법을 배울 차례입니다. 다음 편에서는 실무 함수 오류의 단골 손님이자 직장인들이 가장 많이 헤매는 "VLOOKUP 함수가 자꾸 에러(N/A)를 내는 진짜 이유와 완벽한 해결책"에 대해 알아보겠습니다.
댓글 유도 질문
오늘 소개해 드린 기본 3대장 함수 중에서 실무에서 가장 자주 쓰시거나, 혹은 사용하다가 값이 이상하게 나와서 고생했던 경험이 있다면 댓글로 남겨주세요!
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